Wyciśnij więcej ze swoich danych – najlepsze praktyki w zakresie higieny danych 

Aktualizowanie danych firmy i informacji o klientach jest wyzwaniem, zwłaszcza dla większych firm. Aby chronić dane i optymalizować procesy, menedżerowie muszą wdrożyć najlepsze praktyki w zakresie higieny danych. W tym artykule pomożemy stworzyć strategię zarządzania danymi dla Twojej firmy.  

Z tego tekstu dowiesz się: 

• Na czym polega higiena danych 
• Jakie są strategie gromadzenia danych 
• Na czym polega czyszczenie danych 
• Jak ustalić standardy danych 
• Kto ma zarządzać danymi 
• Jak automatyzacja może pomóc przy higienie danych 

Czym jest higiena danych? 

Głównym celem higieny danych jest utrzymanie dokładności wszystkich informacji. Nazywa się to również procesem czyszczenia danych. Obejmuje standaryzację danych oraz usuwanie błędów, duplikatów i przestarzałych informacji. Proces higieny danych musi być ciągły i stanowić część kultury korporacyjnej. 

Przeczytaj nasz artykuł Czym jest higiena danych i jak o nią dbać w organizacji? (ccaeurope.pl) 

Dlaczego higiena danych jest ważna? 

• Po pierwsze, dobra higiena danych sprawia, że procesy biznesowe są prostsze i wygodniejsze. Gdy każdy pracownik dokładnie wie, gdzie znaleźć takie dane, jak kontakt do klienta czy historia zakupów, przepływ pracy jest bardziej przejrzysty dla pracodawców i pracowników. Zmniejsza to również ryzyko błędów. 
  
• Po drugie, dzięki jasnym zasadom przechowywania danych ich wprowadzanie jest łatwiejsze i mniej czasochłonne. Ułatwia to pracę zespołów sprzedaży i marketingu, które prowadzą rejestry klientów i często uzupełniają o nowe informacje oraz aktualizują bazę klientów. Co więcej, wdrażając te zasady higieny danych, można zrezygnować z ręcznego wprowadzania danych i zautomatyzować ten proces. 
  
• Po trzecie, czyste dane usprawniają podejmowanie decyzji. Dzięki przejrzystości istniejących rekordów można gromadzić wnioski oparte na danych. Wykorzystuje się je do budowania skutecznej strategii biznesowej czy marketingowej, ale także do optymalizacji produkcji czy łańcucha dostaw. 
  
• Wreszcie, przejrzyste i regulowane gromadzenie danych jest bezpieczne! W dzisiejszych czasach ochrona danych firmy i klientów musi być priorytetem dla każdej organizacji. Przestrzeganie przepisów dotyczących prywatności danych  eliminuje ryzyko wycieku danych, a jednocześnie pokazuje zaangażowanie firmy w wartości etyczne. 

Dobre praktyki w zakresie higieny danych   

Do zintegrowania higieny danych z przepływem pracy, konieczna jest strategia oparta na ustalonych zasadach jakości. Zebraliśmy szereg praktyk w zakresie higieny danych, które są przydatne w firmach: 

Strategia gromadzenia danych 

Koniecznie określ cel i zasady gromadzenia danych. Zwłaszcza jeśli chodzi o dane od konsumentów. Ustal zasady przechowywania i usuwania danych. Przydadzą się harmonogramy retencji, które określą, jak długo system przechowa dane przed usunięciem.  

Higienę danych łatwiej utrzymasz, jeśli wiesz: 

(1) jakie dane są przechowywane,  

(2) dlaczego są przechowywane  

(3) gdzie i kiedy należy je usunąć.   

Regularne audyty danych 

Do utrzymania jakości higieny danych potrzebne są regularne audyty wszystkich istniejących baz danych firmy. Skoncentruj się na następujących krokach: 

Walidacja danych:
przejrzyj wszystkie informacje i sprawdź, czy wymagają aktualizacji. Popraw błędy i usuń zduplikowane rekordy. To usprawni działania marketingowe i sprzedażowe firmy, a nawet produkcję. 

Ocena systemu:
przyjrzyj się krytycznie narzędziom, np. używanemu w firmie CRM i zdecyduj, czy spełnia Twoje potrzeby biznesowe. Audyt jest idealną okazją do ponownego przemyślenia obecnego systemu i jego optymalizację. 

Wdrożenie nowych narzędzi:
jeśli masz problemy z utrzymaniem odpowiedniej higieny danych, mogą przydać się bardziej dogłębne rozwiązania, które pomogą uprościć ten proces. To np. usługi automatyzujące przechwytywanie lub analizę danych, a także zaawansowane oprogramowanie do ochrony danych. 

Zarządzanie dostępem:
ze względów bezpieczeństwa dostęp do bazy danych powinni mieć tylko upoważnieni pracownicy. Podczas audytów należy sprawdzić, kto ma dostęp do poufnych danych i czy nie należy zmienić uprawnień. 

Szkolenie pracowników:
Każdy, kto pracuje z danymi, musi znać podstawowe wartości firmy w zakresie higieny danych. Dlatego trzeba regularnie szkolić pracowników, oraz omawiać z nimi znaczenie starannego utrzymywania danych. Z kolei przygotowywanie szczegółowych opisów procesów ułatwi nowym pracownikom ich zrozumienie. Członkowie Twojego zespołu powinni być zachęcani do utrzymywania danych w czystości i dbania o ich dokładność. 

Czyszczenie danych 

Niektóre dane z czasem stają się przestarzałe. Na przykład możesz nie potrzebować danych z systemu, który został wycofany. Takie dane mogą być usunięte zgodnie ze standardami bezpieczeństwa ochrony danych lub zmigrowane do nowego systemu. 

Przeczytaj case study” Niestandardowa migracja baz danych: jak zlikwidowaliśmy wąskie gardło w firmie produkcyjnej? (ccaeurope.pl) 

Proces deduplikacji usuwa zduplikowane dane w wolumenie pamięci masowej lub w całym systemie pamięci masowej (deduplikacja między wolumenami). Wykorzystuje rozpoznawanie wzorców do identyfikowania nadmiarowych danych. Te dane zastępuje się odniesieniami do pojedynczej kopii zapasowej. To sprawdzony sposób na porządkowanie zbiorów danych.  

Standardy danych 

Jest to jeden z najważniejszych elementów higieny danych. Aby dane były dokładne, należy ustalić zasady ich gromadzenia. Zdecyduj, jakich informacji potrzebujesz i stwórz prosty sposób ich zbierania przez pracowników. Co więcej, jeśli zbierasz ten sam rodzaj danych w różnych punktach, wszędzie musi być ten sam standardowy sposób. 

Na tym etapie ważne jest, aby pomyśleć o danych potrzebnych do analiz. Na przykład nie musisz znać sektora działalności klienta, aby się z nim skontaktować. Ale takie informacje mogą się przydać w kampaniach marketingowych, kiedy w systemie reklamowym masz wybrać branżę, a nawet zajmowane stanowisko. Zdefiniuj więc kluczowe kategorie i w każdej z nich ustandaryzuj sposób zbierania danych. 

Zarządzanie danymi 

Higiena danych jest obowiązkiem każdego pracownika, który ma kontakt z informacjami o firmie i klientach. Jednak  jedna osoba lub zespół muszą odpowiadać za te procesy. Mamy na myśli wdrażanie najlepszych praktyk w zakresie jakości danych, szkolenia pracowników, audyty itp.  

Zarządzanie danymi to zestaw procesów, ról, zasad, standardów i wskaźników. Pomagają skuteczne wykorzystywać informacje do osiągnięcia celów organizacji. Zarządzanie danymi wymaga określenia: 

– kto może podejmować jakie działania,  
– na jakich danych,  
– w jakich sytuacjach 
– przy użyciu jakich metod.  
 
Dobre zarządzanie jest niezbędne do zapewnienia wysokiej jakości danych w organizacji.   

Automatyzacja  procesów 

Higiena danych obejmuje też automatyzację procesów. Chodzi głównie o automatyczną aktualizację danych tak często, jak to możliwe. Muszą być aktualne i poprawne. Systemy oczyszczania danych filtrują duże ilości danych i używają algorytmów. W ten sposób mogą wykrywać anomalie lub identyfikować podejrzane wartości, wynikające z błędów ludzkich. Mogą również wykryć zduplikowane rekordy.    

Jeśli chcesz zacząć porządki w firmowej bazie danych, pobierz nasz przewodnik: